Déclaration de confidentialité

1. Champ d’application

La présente déclaration concerne les traitements de données personnelles
réalisés dans le cadre du fonctionnement du site Internet officiel de la
commune de Grépiac.

Elle ne remplace pas les mentions d’information spécifiques pouvant être
présentées lors d’une démarche administrative, d’une inscription, d’une
candidature ou de l’utilisation d’un formulaire particulier.

2. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés par
l’intermédiaire du site est :

Délégué à la protection des données

Délégué à la protection des données — DPO :
DAVID Alexandre
mairie@grepiac.fr
31190 Grépiac

Dans l’attente de l’indication des coordonnées directes du DPO, toute
demande relative à la protection des données peut être adressée à la mairie.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Les catégories de données traitées dépendent de la manière dont vous
utilisez le site.

3.1. Formulaire de contact et échanges avec la mairie

Lorsque vous utilisez un formulaire ou contactez la mairie, les données suivantes peuvent être traitées :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone, lorsqu’il est communiqué ;
• adresse postale, lorsqu’elle est nécessaire à la demande ;
• objet et contenu du message ;
• documents ou pièces jointes volontairement transmis ;
• date de la demande et suites qui lui sont apportées.

3.2. Formulaires et démarches spécifiques

Certains formulaires peuvent permettre de proposer une association, une
entreprise, une activité, une information ou un événement destiné à être
publié sur le site.

Les informations demandées sont limitées à celles qui sont nécessaires
à l’examen de la demande, à la vérification des informations et, le cas
échéant, à leur publication.

Lorsqu’un formulaire est hébergé par un service tiers, une information
spécifique doit être présentée sur le formulaire concerné.

3.3. Données techniques et journaux de connexion

Lors de la consultation du site, certaines données techniques peuvent être
enregistrées automatiquement par le serveur, l’hébergeur ou les outils de
sécurité :

• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• pages et ressources demandées ;
• type de navigateur et système d’exploitation ;
• adresse de la page précédemment consultée ;
• informations relatives aux erreurs, tentatives de connexion et incidents de sécurité.

Ces données sont principalement utilisées pour assurer le fonctionnement,
la sécurité, la maintenance et le diagnostic technique du site.

3.4. Préférences de consentement

L’outil Complianz enregistre les choix exprimés concernant les cookies et
les services tiers. Selon sa configuration, il peut également conserver
les informations nécessaires à la preuve du consentement ou du refus.

4. Finalités et bases juridiques des traitements

5. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires
au traitement de la demande. À défaut de renseignement, la commune peut ne
pas être en mesure de répondre ou d’instruire la démarche.

Les autres informations sont facultatives et peuvent être communiquées
librement par l’usager.

Il est demandé de ne pas transmettre, au moyen d’un formulaire généraliste,
de données sensibles, de documents confidentiels ou de données concernant
des tiers, sauf lorsque ces informations sont strictement nécessaires et
que leur transmission a été demandée par la mairie.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et services qui en
ont besoin pour traiter la demande :

• élus et agents habilités de la commune de Grépiac ;
• services administratifs compétents ;
• organismes publics ou autorités légalement habilités ;
• prestataires techniques intervenant pour le fonctionnement, la maintenance, la sécurité ou l’hébergement du site.

Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

Prestataires techniques

• Pixolutions : conception, maintenance, assistance
  technique et infogérance du site ;
• EVX Online : hébergement du site ;
• OVHcloud : infrastructures techniques utilisées par
  le service d’hébergement ;
• Complianz : gestion des préférences relatives aux
  cookies et services tiers ;
• les autres extensions WordPress ou services externes effectivement
  activés sur le site.

Les prestataires ne peuvent accéder aux données que dans la mesure nécessaire
à l’exécution de leurs missions et doivent respecter des obligations de
confidentialité et de sécurité.

7. Transferts de données hors de l’Union européenne

Les données directement traitées par la commune et ses prestataires
d’hébergement sont, dans la mesure du possible, hébergées au sein de
l’Union européenne.

Certains services tiers susceptibles d’être activés après consentement,
notamment des services cartographiques, vidéo, statistiques ou de réseaux
sociaux, peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de
l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert existe, il doit reposer sur un mécanisme juridique
approprié, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles
types ou toute autre garantie prévue par la réglementation.

Les services concernés et leurs pratiques sont détaillés dans la politique
de cookies générée à partir de la configuration réelle du site.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas celle
nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

• Demandes de contact : pendant le temps nécessaire à
  l’instruction et au suivi de la demande, puis selon les règles applicables
  à l’archivage des documents publics ;
• Informations destinées à être publiées : pendant la
  durée de publication utile, puis jusqu’à leur mise à jour, leur retrait
  ou leur archivage ;
• Journaux techniques et de sécurité : pendant une durée
  proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic et de prévention
  des incidents ;
• Préférences de cookies : pendant la durée définie dans
  la configuration de Complianz et dans la politique de cookies ;
• Données soumises à une obligation légale : pendant les
  durées prévues par les textes applicables.

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou
archivées conformément aux règles applicables aux archives publiques.

9. Sécurité des données

La commune et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques
et organisationnelles destinées à préserver la confidentialité,
l’intégrité et la disponibilité des données.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la sécurisation des communications par le protocole HTTPS ;
• la limitation des accès aux personnes habilitées ;
• la gestion des comptes et des droits d’administration ;
• la mise à jour du système de gestion de contenu et de ses extensions ;
• des sauvegardes régulières ;
• des dispositifs de détection et de prévention des accès non autorisés ;
• la journalisation des incidents et tentatives de connexion.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les utilisateurs
sont invités à ne transmettre que les informations nécessaires et à
signaler rapidement toute anomalie constatée.

10. Cookies et autres traceurs

Le site utilise l’extension Complianz afin d’informer les visiteurs,
de recueillir leurs choix et de bloquer les services non nécessaires
tant que le consentement requis n’a pas été donné.

Cookies strictement nécessaires

Certains cookies sont indispensables au fonctionnement, à la sécurité,
à l’accessibilité du site ou à l’enregistrement des préférences de
confidentialité. Ils peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils
sont strictement nécessaires au service demandé.

Cookies soumis au consentement

Les cookies statistiques non exemptés, publicitaires, sociaux ainsi que
les services tiers susceptibles de suivre la navigation ne sont activés
qu’après le consentement de l’utilisateur.

Le refus des cookies non nécessaires n’empêche pas l’accès aux informations
essentielles du site, mais peut empêcher l’affichage de certaines cartes,
vidéos ou fonctionnalités externes.

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les catégories de cookies
depuis le bandeau Complianz. Vos choix peuvent être modifiés à tout moment
au moyen du bouton permanent de gestion du consentement.

Consulter la politique de cookies

11. Contenus et sites tiers

Le site peut contenir des liens vers d’autres sites ou intégrer des
contenus provenant de services tiers, tels que des cartes, vidéos,
réseaux sociaux ou formulaires externes.

Ces services disposent de leurs propres règles de confidentialité.
La commune ne contrôle pas les traitements réalisés directement par
ces sites après que l’utilisateur les a consultés ou activés.

Lorsque cela est techniquement possible et juridiquement nécessaire,
les contenus tiers sont bloqués jusqu’au recueil du consentement.

12. Données concernant les mineurs

Le site n’a pas pour objet de collecter directement des données personnelles
auprès de mineurs sans l’intervention ou l’autorisation de leur représentant
légal.

Les responsables légaux sont invités à contacter la mairie lorsqu’une
démarche concerne un enfant ou lorsqu’ils souhaitent demander la
rectification ou le retrait d’une information le concernant.

13. Vos droits sur vos données

Selon la nature du traitement et sa base juridique, vous pouvez disposer
des droits suivants :

• droit d’accès à vos données ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, notamment pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements
réalisés avant ce retrait.

Certains droits peuvent être limités lorsque le traitement est nécessaire
au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’une mission d’intérêt
public ou à la conservation d’archives publiques.

14. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez adresser votre demande à la commune :

La demande doit préciser le droit exercé et permettre d’identifier les
données ou le traitement concerné.

Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsqu’il existe un
doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Il est conseillé de ne pas
transmettre spontanément une copie de pièce d’identité par courrier électronique.

15. Réclamation auprès de la CNIL

Lorsque vous estimez, après avoir contacté la commune, que vos droits ne
sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission
nationale de l’informatique et des libertés.

Consulter le site de la CNIL

16. Modification de la présente déclaration

La présente déclaration peut être modifiée afin de tenir compte des
évolutions du site, des services utilisés, des traitements réalisés ou
de la réglementation.

La date de dernière mise à jour figurant en haut de la page permet
d’identifier la version applicable.

17. Contact

Pour toute question relative à cette déclaration, à l’utilisation de vos
données ou au fonctionnement du site :